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记录保存：BVI公司账簿和记录的法定的保存地点与期限

导语

对 BVI 公司而言，“账簿和记录存放在哪里、保存多久” 并非简单的办公室内务，而是《BVI 商业公司法》明确规定的法定义务。该法第 98 条要求，BVI 公司必须保存 “足以清晰反映公司交易与财务状况” 的记录，且需向注册代理报备记录保存地址；2025 年起，电子账簿与链上哈希存证成为默认合规选项，若未按要求备案或逾期保存，将面临每日 500 美元的罚款。下文将通过 “四张核心表 + 四步操作流程”，一次性说清 BVI 公司记录保存的地点、期限、格式与违规成本，为董秘、财务及合规官提供实操指南。

一、法定需保存的记录范围

首先需明确，BVI 公司需保存的记录不仅包括会计账簿，还涵盖法律与治理类文件，具体可分为四类：

① 会计账簿：总账、明细账、银行对账单、收付款凭证（发票、收据等）；

② 治理类记录：董事书面决议（Written Resolution）、董事会会议纪要（Board Minute）、董事利益披露表；

③ 身份与股权记录：股东名册（ROM）、董事名册（ROD）、受益所有人信息（需同步至 BOSSs 2.0 系统）；

④ 业务类文件：购销合同、贷款协议、物流单据、审计报告（若公司选择审计）。需注意，即使是非强制审计的 BVI 公司，会计账簿仍需按法定要求保存，不可因 “未审计” 而简化记录。

二、保存地点：物理与电子均可，需备案地址

BVI 法律对记录保存地点的要求较为灵活，物理地点与电子地点均可，但需满足 “可检索、可提供” 的核心原则。

物理地点方面，记录可存放于 BVI 本地，也可存放于香港、新加坡、中国境内等 BVI 境外地区，但无论存放何处，必须在注册代理处登记 “详细保存地址”（包括具体办公地址、联系人及联系方式），若地址变更，需在 7 个工作日内通知注册代理更新；

电子地点方面，PDF、Excel、ERP 系统导出文件等格式均被认可，需确保文件可随时检索、打印，推荐使用 BVI 政府认可的链上存证平台（如 BVI Ledger Vault），上传后系统自动生成 SHA256 哈希与时间戳，具备更强的法律效力，后续应对监管检查时无需额外举证文件真实性。

三、保存期限：按文件类型区分，注销后仍需留存

不同类型的记录，法定保存期限不同，具体可参考下表：

文档类型	最短保存年限	起算时间	特殊备注
会计账簿	5 年	交易完成日	含银行对账单、凭证等原始文件
董事会记录	10 年	决议通过日 / 会议召开日	电子决议需连带 UUID 编码保存
股东 / 董事名册	公司存续期 + 5 年	名册更新日 / 公司注销日	注销后需由注册代理或受托人保管
审计报告	5 年	审计报告出具日	仅适用于选择审计的公司