重磅新规！香港委托公证需要董事过港，企业办理公证将受何影响？

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香港委托公证规则收紧

引言

近日，中国委托公证人协会有限公司发布了《通告第1599号》，针对在委托公证人面前“见证签署”公司文件的操作方式进行了重大修订。根据该通告，以往为大量企业提供便利的“获授权人士签署书面确认”方式，其适用范围被严格限定在少数几类持牌或上市公司，新规自2026年3月20日起已即时生效。

新规核心变化：便利通道“窄门化”

在过去，当一家香港公司需要办理文件公证送往内地使用时（例如，涉及内地投资、诉讼或设立代表处），如果公司董事不便亲自到场，往往可以采用一种变通方式：委派一名“获授权人士”（如公司高级职员）在委托公证人面前，签署一份书面确认，以证明相关公司决议（如董事会决议）的真实性与有效性。这一做法为许多企业，尤其是董事身处内地的中资公司，提供了极大的操作弹性。

然而，中国委托公证人协会在审查中发现，该便利措施存在被滥用的风险，部分不法律师行甚至利用此漏洞进行不法行为。为防范风险，协会决定大幅收紧规则。

根据《通告第1599号》，未来只有以下五类机构的在职雇员，才有资格作为“获授权人士”适用上述见证签署的简化程序：

1.香港法定机构（如香港金管局）

2.香港持牌银行

3.香港持牌保险公司

4.香港持牌证券公司

5.香港交易所的上市公司

谁将受到最大影响？

这一新规意味着，对于绝大多数在港设立的非上市私营公司、初创企业、以及未在香港上市的内地企业子公司而言，上述便捷通道已正式关闭。

未来，这些公司在办理公证时，将回归到最传统的方式：

董事亲临：公司董事必须亲自前往香港，在委托公证人面前签署相关法律文件。

对于希望继续适用“获授权人士”签署方式的非上述五类机构，通告也设置了极高的门槛：必须事先向中国委托公证人协会及中国法律服务（香港）有限公司（简称“中法”）共同提出书面申请，详细阐述理由和实际需要，经双方共同审批同意后方可办理。可以预见，这一“例外申请”的获批难度将非常之大。